Video Konferans Sistemleri Nedir? Alırken Nelere Dikkat Etmeliyiz?

Video Konferans Sistemleri Nedir? Video Konferans Fiyatları Nelerdir?

Birbirinden farklı konumlarda bulunan birçok kullanıcının aynı zaman dilimlerinde görüntülü veya sesli konuşmasına olanak sağlayan video konferans sistemleri en basit tabiriyle bir çevrimiçi iletişim çözümüdür. Farklı konumlardaki kullanıcılara yüksek ses ve görüntü kalitesi ile aktarım sunan video konferans çözümleri çıktığı ilk yıllarda yalnızca görüntülü görüşmelere olanak sağlayan teknolojileri içerirken, ilerleyen yıllarda kullanıcı dostu arayüzleri ve etkili sunum tekniklerini destekleyen özellikleriyle kurumsal video konferans çözümlerini tercih edenler tarafından fayda ve kullanış alışkanlıkları için tercih edilir olmuştur.

Küreselleşen dünya ile birlikte evden çalışma ve hybrid çalışma modellerinin yaygınlaşması, video konferans yazılım ve teknolojilerine yönelik ihtiyaçlarımızın oluşmasına da neden olmuştur. Bu açıdan video konferans sistemi farklı konumlarda çalışma gerçekleştiren kişilerin yüz yüze görüşmede olduğu gibi sağlıklı bir iletişim gerçekleştirmesine olanak sağlamaktadır. Video konferansın sağladığı sağlıklı iletişimin yanında kişiler çalışma dosyalarını birbirlerine rahatlıkla gönderebilmekte ve online toplantılarını kaydederek daha sonra izleyebilmektedir.

Video Konferans Nasıl Çalışır?

Video konferans çalışma prensiplerini incelediğimizde sistemin gerekli araç ve gereçlerin temin süreci önemli bir detay olarak karşımıza çıkmaktadır. Video konferans sistemi çalışma prensiplerinin başında gelen uygun toplantı odaları, taşınabilir konferans cihazları, bilgisayar ve web tarayıcıları için konferanslara özel yazılım ve donanım tabanlı özel araçların kullanıldığı görülmektedir. Temelde video konferans sistemleri yüksek çözünürlüklü toplantı kameraları, codec cihazları ve mikrofondan oluşan telekomünikasyon cihazlarından oluşmaktadır. Bu temel prensiplere dayanan sistemler, video konferans ve online toplantılar sırasında toplantıya katılan kişilerin dökümanları ile görüntülerinin entegre konferans sistemleri ile çalışması mümkün olmaktadır. Toplantı görüntü ve ses bilgilerinin dijital formata dönüştürülmesi ise codec cihazları ile gerçekleşmektedir. Analog ses ve görüntünün dijital iletişim altyapısından iletimi için sıkıştırılma süreci ve karşı taraftaki codeclerin bu sıkıştırılan görüntü ve sesi konferans cihazı ve televizyona aktarımı süreci ise doğru video konferans sistemi seçimi ile birlikte hızlıca gerçekleşmektedir.

 

Video Konferans Sistemi Nerelerde Kullanılır?

Video konferans sistemi, tıpkı fiziksel bir toplantı gibi görüşmeye olanak sağlaması nedeniyle, farklı iş kollarındaki kurum ve kuruluşlar tarafından yoğun tercih edilen iletişim sistemleri olmaktadır. Kurum ve kuruluşların farklı departmanlarındaki iş görüşmeleri ve toplantılarının dışında çalışanların özel görüşmeleri içinde kullanıldığı düşünüldüğünde video konferans sistemlerinin nerelere kullanıldığını aşağıdaki listede yer alan alanlarda kullanılmaktadır.

 

Kurum içi ve Kurum Dışı İş Toplantıları

Video konferans sisteminin birlikte çalışma özelliği ile ofiste fiziksel bulunma ihtiyacı ortadan kalkması nedeniyle, kurum içi ve kurum dışı iş toplantıları online toplantı ile toplantıların yapılmasına olanak sağlamaktadır. Toplantıların isteğe bağlı olarak kaydedilmesi ve sunumların paylaşılması iş toplantılarında aktif olarak konferans sistemlerinin kullanılmasına yol açmaktadır.

 

 

Afet ve Acil Durum Yönetimleri

Afet ve acil durum yönetimlerinde anlık iletişim ihtiyacı doğrultusunda görüntülü durum raporu aracılığıyla bilgi aktarımı büyük öneme sahiptir. Bu doğrultuda video konferans sistemleri afet ve acil durum anlarında anlık bilgi aktarımı doğrultusunda uygulayıcılar tarafından hızlı aksiyon alınmasına olanak sağlamaktadır.

 

Evden Çalışma Modellerinde Video Konferans Sistemi

Günden güne hayatımızın içerisinde yer alan hybrid ve evden çalışma modelleri doğrultusunda, çalışanlar video konferans sistemi ile bulundukları konum fark etmeksizin birlikte çalışma imkanına sahip olmaktadır. Kullanım alanları açısından genellikle çağrı merkezi operatörlüğünün yanında, online eğitim ve çevrim içi danışmanlık gibi birçok birebir de iletişim gerektiren alanlarda video konferans ile uzaktan görüşmeler gerçekleştirilebilmektedir.

 

 

Uzaktan Eğitimlerde Video Konferans

Uzaktan eğitim sisteminin uygulandığı eğitim kurumları ve okullarda geniş öğrenci sayılarına rağmen video konferans öğrencilerin bir arada rahatlıkla bilgi alışverişi gerçekleştirmesini ve derslere katılmasını sağlamaktadır.

 

Video Konferans Sistemi Seçiminde Dikkat Edilmesi Gerekenler

Video konferans sistemi seçiminde dikkat edilmesi gerekenlerin cevabı ilk olarak sizin için aşağıda belirlediğimiz soruların cevapları ile mümkün olmaktadır.

• Online görüşmelere katılacak katılımcı sayısı kaçtır?
• Video konferans görüşmeleri ortalama ne kadar sürmektedir?
• Mevcutta bir video konferans sistemi kullanıyor musunuz ve mevcuttaki online konferans sisteminize entegre bir sistem mi arıyorsunuz?
• Video konferans sistemlerinde aynı zamanda erişim konusunda bilgisayar ve mobil cihaz erişim özelliği istiyor musunuz?

Bu soruların cevaplarını biliyorsanız seçim yaparken video konferans güvenlik ve sistem kalitesi başta olmak üzere dikkat etmeniz gereken diğer detayları inceleyebiliriz.

Video Konferans Güvenlik ve Sistem Kalitesi

Video konferans güvenlik ve sistem kalitesi, video konferans sistemi seçerken seçim faktörlerinin başında gelmektedir. Şifreleme teknolojileri ile verilerin üçüncü taraf kişiler tarafından ele geçirilmesini engellemekte ve bu nedenle tercih edilen video konferans sisteminde AES, TLS ve SRTP gibi güvenlik standartları bulunması gerekmektedir.

Online Görüşmelerdeki Katılımcı Sayısı ve Video Konferans Görüşmelerinde Ortalama Süre

Seçim gerçekleştirirken bir diğer önemli faktör ise video konferans sistemini kullanacak online katılımcı sayısı ve video konferans görüşmelerindeki ortalama süredir. Kullanıcı sayısı ve ortalama görüşme süresine bağlı olarak ihtiyaçlarınız doğrultusunda bir video konferans sistemi seçmeniz ilerleyen dönemlerde yüksek maliyetli ek satın alma işlemleri ve verimlilik kayıplarını ortadan kaldıracaktır.

Kullanıcı Dostu Video Konferans Sistemleri

Video konferans sistemlerinde kullanıcı dostu bir arayüz ve donanım gerçekleştirilecek görüşmelerde verimlilik artışı sağlarken aynı zamanda online görüşme sağlayan kullanıcıların yüz yüze görüşmenin verdiği motivasyonu video konferansta da hissetmesine yol açacaktır.

Mobil Cihazlar Üzerinden Bağlantılı Video Konferans Cihazları

Video konferans cihazları ve sistemlerini seçerken yalnızca bilgisayar üzerinden mi yoksa mobil cihazlardan da kullanıcı katılımı sağlanacağına dair karar vermeniz gerekmektedir. Mobil cihazlar üzerinden bağlantılı video konferans cihazları, kullanıcıların mobil cihazlarından bağlantı kurma özelliği ile gezi ve seyahat gibi sistemden uzak olduğu plansız toplantılara rahatlıkla katılmalarına olanak sağlayacaktır.

Video Konferans ile Dosya ve Ekran Paylaşımı

Video konferans görüşmelerini daha etkili ve verimli bir şekilde gerçekleştirmek için katılımcılara ekran ve dosya paylaşımı sunan bu özellik ile toplantı esnasında katılımcılar için önemli bir doküman veya dosya rahatlıkla diğer kullanıcılar ile paylaşılabilmektedir.

Video Konferans Kayıt Etme

Video konferansın belki de en kullanışlı ve verimli yönü olan video konferans kayıt etme özelliği, kullanıcılara toplantılarını veya aldıkları eğitimi kaydetme olanağı sağlayarak daha sonra ki aşamalarda görüşmeleri tekrar izleme seçeneği sunmaktadır. Özellikle online eğitimlerde sıklıkla kullanılan bu özellik, öğrencilerin derslerini daha sonra kayıt üzerinden dinleyerek not çıkarmalarını sağlamaktadır.

Hangi Video Konferans Sistemleri Kullanılmalıdır?

Hangi video konferans sistemleri kullanılmalıdır diye düşünüyor ve emin olamıyorsanız, yukarıda sizin için sıraladığımız ihtiyaçlarınız doğrultusunda önceliklerinizi belirlemeniz gerekmektedir. Video konferans cihazının seçim aşamasında kamera çözünürlük bilgileri ve kullanılan ekipmanlar arasında bulunan mikrofon ses ile video kalitesini incelemeniz gerekmektedir. Cihaz seçimlerinin ardından telekonferans ya da diğer adıyla video konferans yazılım desteği noktasında aynı adet kaç ekran çıkışını desteklediği ve kayıt özelliği ile ekran paylaşımı özelliklerinin bulunup bulunmadığını göz önünde bulundurmanız gerekmektedir.

 

Video Konferans Fiyatları Ne Kadar?